الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب
الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب تُعد من أهم المهارات التي يجب أن يتقنها كل موظف أو إداري، حيث تمثل الوسيلة الرسمية والأكثر استخدامًا في التواصل بين الأفراد والجهات الحكومية أو المؤسسات الخاصة. وتختلف الرسالة الرسمية عن الرسائل الشخصية من حيث الشكل والمضمون، كما أن لها عناصر أساسية يجب توفرها في كل مرة يتم فيها إرسال الخطاب الإداري.
الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب: نظرة عامة
ينبغي عند كتابة الرسالة الإدارية أو ما يعرف بـالخطاب الرسمي أن نلتزم بعدد من القواعد الثابتة التي لا تتغير سواء تغيرت الجهة أو تغير الغرض. وتتضمن هذه القواعد ما يلي: البسملة، التاريخ، اسم المرسل إليه، التحية الافتتاحية، مضمون الخطاب، التحية الختامية، اسم المرسل وتوقيعه، وأخيرًا العنوان. في حال كُتب الخطاب على ورق رسمي، يمكن الاستغناء عن بعض هذه العناصر.
البداية بالبسملة
يجب أن تبدأ الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب بجملة “بسم الله الرحمن الرحيم”، حيث تُكتب بخط واضح في أعلى الصفحة ومنتصفها. هذه الجملة تعكس احترام الكاتب وتضفي طابعًا رسميًا ودينيًا على الخطاب، وتُعد من أساسيات الكتابة الرسمية في البيئات الإسلامية.
كتابة التاريخ
يُكتب التاريخ في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة. من الأفضل أن يكون بالتاريخين الهجري والميلادي معًا لزيادة الدقة والوضوح، خاصة عند الأرشفة أو الرجوع للخطاب لاحقًا. في حال طُبع الخطاب على ورق رسمي يحتوي على معلومات التاريخ ضمن النموذج، يمكن الاستغناء عنه.
تحديد اسم المرسل إليه ومكانته
من الضروري كتابة اسم الشخص المرسل إليه بصيغته الصحيحة، متضمنًا اللقب الوظيفي مثل “سعادة”، “معالي”، أو “فخامة”، يليه الاسم الثنائي أو الثلاثي، ثم منصبه، وأخيرًا جهة عمله أو المنطقة الجغرافية التي يتبع لها. يُفضل ترك مسافة بادئة في بداية السطر لتمييز الفقرة عن غيرها.
التحية الافتتاحية
تُكتب التحية الافتتاحية مباشرة بعد اسم المرسل إليه، وتكون بصيغة: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:”. يُستحسن ترك سطر فارغ بعد هذه الفقرة قبل الانتقال إلى المضمون، مع بداية الفقرة بمسافة بادئة صغيرة لإعطاء النص تنسيقًا جميلًا وسهل القراءة.
مضمون الخطاب الإداري
مضمون الخطاب الإداري هو الجزء الأهم، حيث يُعرض فيه الغرض من كتابة الرسالة الرسمية. يجب أن يكون المضمون مباشرًا وواضحًا، بعيدًا عن الإطالة أو الغموض. كما يجب أن يبدأ النص بمسافة بادئة ويكون منظمًا في فقرات إن لزم الأمر. يُفضل أن تكون الفقرة الأولى تمهيدية، تليها فقرة لعرض الطلب أو المشكلة، وأخيرًا فقرة ختامية للتوضيح أو التكرار.
التحية الختامية
بعد الانتهاء من مضمون الخطاب الرسمي، تأتي التحية الختامية التي يُفضل أن تكون موجزة ومهذبة مثل: “وتقبلوا أطيب التحايا”، أو “لكم جزيل الشكر والتقدير”. تكتب هذه التحية في أسفل الخطاب بمنتصف الصفحة.
اسم المرسل وتوقيعه
يُكتب اسم المرسل وتوقيعه في الجهة اليسرى السفلية من الصفحة، مباشرة بعد التحية الختامية. يجب كتابة الاسم كاملًا وبوضوح، مع إمكانية توقيع الخطاب يدويًا إذا طُبع. هذا يعزز من رسمية الخطاب ويُسهل معرفة مصدره.
عنوان المرسل
يُكتب العنوان في الجهة اليمنى السفلية من الصفحة، مقابل اسم المرسل وتوقيعه، وذلك فقط في حال كان الخطاب مكتوبًا على ورق أبيض لا يحمل شعار جهة العمل. أما إذا استُخدم ورق رسمي، فلا حاجة لكتابة العنوان لأن بيانات الجهة تكون مطبوعة مسبقًا.
أهمية التنسيق في الرسالة الرسمية
يلعب التنسيق دورًا مهمًا في نجاح الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب. يجب أن تكون جميع الفقرات مفصولة بفراغات مناسبة، وتبدأ كل فقرة بمسافة بادئة صغيرة. كما يجب الحفاظ على هوامش متساوية من الجانبين، وخلو الخطاب من الأخطاء اللغوية والنحوية. الخطاب المنسق يُعطي انطباعًا بالاحترافية ويُسهّل عملية القراءة والاستيعاب.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
من أبرز الأخطاء التي يقع فيها بعض الموظفين:
- نسيان التاريخ أو وضعه في مكان خاطئ.
- البدء بدون بسملة.
- إغفال التحية الافتتاحية أو التحية الختامية.
- عدم كتابة المنصب أو كتابة ألقاب غير رسمية.
- إهمال التنسيق وعدم ترك مسافة بادئة للفقرات.
تجنب هذه الأخطاء يُساعد في تقديم الخطاب الإداري بصورة احترافية تتوافق مع المعايير المعتمدة.
ملخص الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب
لكتابة الرسالة الرسمية بشكل صحيح، اتبع الخطوات التالية:
- ابدأ بـ “بسم الله الرحمن الرحيم” في منتصف أعلى الصفحة.
- أضف التاريخ في الزاوية اليمنى العلوية.
- اكتب اسم المرسل إليه مع لقبه ومنصبه وعنوانه.
- أضف التحية الافتتاحية “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:”.
- اكتب المضمون بشكل منسق، مع ترك مسافة بادئة لكل فقرة.
- اختم بتحية رسمية قصيرة.
- ضع اسم المرسل وتوقيعه في الزاوية اليسرى.
- أضف عنوان المرسل إذا كان الخطاب على ورق أبيض.
بهذه الخطوات تضمن اتباع الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب بشكل احترافي.
خاتمة
إن الالتزام بـالطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب لا يقتصر فقط على الشكل العام، بل يشمل حسن الصياغة، ودقة المعلومات، وسلامة اللغة. كل هذه العناصر تُمكن الموظف أو الكاتب من تقديم مراسلة رسمية محترمة تعكس وعيه وإدراكه لثقافة العمل الإداري، وتُسهم في بناء الثقة والتواصل الإيجابي مع الجهات الأخرى.
